Activity Based Working: что нужно знать HR

За время карантина многие привыкли к работе из дома, в уюте и тепле и  не хотят возвращаться в офис. Поэтому компании усиленно пытаются найти баланс между удаленной и офисной работой. Activity Based Working (ABW) или работа на основе активностей – это новая концепция офисной работы, которая поможет в решении этой проблемы. 

Редакция Hurma System подготовила новую статью, в которой мы подробно поговорим о концепции гибкого офиса, ее преимуществах и недостатках.

Суть стратегии Activity Based Working

Каждый, кто работает в офисе, знает, что его там ждет: мы не можем изменить дизайн кабинета, вид из окна, заставить замолчать разговорчивого соседа, из-за которого приходиться работать в наушниках. Все эти факторы привели к тому, что после карантина многие отказываются выходить в офис, ведь дома можно обустроить себе место по собственному вкусу. 

Что ж такое Activity Based Working? Это бизнес-стратегия, которая дает сотрудникам возможность самостоятельно выбирать место для работы. В офисе создается несколько зон, например, Lounge-зоны, места для переговоров, Open Space, зоны для совместной работы и индивидуальной, где никто не помешает.

Несмотря на то, что эта концепция не подразумевает наличие собственного рабочего места, она пользуется большой популярностью. Сотрудникам нравится, что им дают возможность выбрать рабочее место в зависимости от того, что они собираются сегодня делать. 

Внедрение этой концепции позволит сократить накладные расходы, сэкономить место и повысить гибкость работы в офисе. А учитывая пандемию  COVID-19 , поможет соблюдать меры предосторожности. 

Преимущества концепции ABW и ее влияние на результативность сотрудников

Вечная боль HR-специалистов – повышение мотивации, продуктивности и результативности сотрудников, поскольку эти факторы влияют на успех  компании. Какие же преимущества может привнести в работу ABW?

1. Отличный вариант для работы после COVID-19

В сочетании с работой из дома, ABW может стать идеальной концепцией после карантина. Она поможет сократить количество сотрудников в офисе, что во многих странах является обязательной мерой предосторожности.

Кроме того, эта концепция позволит компаниям оставаться в прежнем офисе, а не искать помещения, чтобы соответствовать новым правилам. 

2. Привлечение кандидатов и удержание ключевых сотрудников

Кандидаты поколения Y и Z ценят возможность работать из любого места и хотят иметь свободу выбора.

Внедрение ABW в сочетании с удаленной работой может повысить вашу конкурентоспособность на рынке и стать преимуществом при найме специалистов. Ведь если руководство проявляет гибкость и готовность адаптироваться к новым реалиям, это помогает удерживать  сотрудников в компании.

3. Больше общения и обмена знаниями

По данным исследования Center for People and Buildings, сотрудники, работающие в офисной среде ABW гораздо больше общаются друг с другом и обмениваются знаниями. Это положительно влияет на продуктивность и вовлеченность. 

4. Более эффективное использование офисного пространства

Обустройство AWB-офиса может помочь более эффективно использовать пространство. Например, если сотрудники ходят в офис не каждый день, одни и те же столы могут использовать разные специалисты и рабочее место не будет пустовать. 

5. Экономия расходов

ABW позволяет компаниям сократить количество необходимых рабочих мест. Кроме того, благодаря внедрению этой концепции, можно уменьшить занимаемую площадь, что существенно снизит арендную плату. Также можно сэкономить на мебели и оборудовании, которое не используется, снизить расходы на коммунальные услуги.

6. Повышение продуктивности 

В 2008 году Microsoft переоформил свой офис в Амстердаме, используя концепцию ABW. На первом этаже создали пространство для персонала и посетителей, скамейки для совместной работы, индивидуальные рабочие места, конференц-залы и две аудитории. 

Кроме того, в офисе также оборудовали кафе, закрытые и открытые обеденные зоны, комнаты отдыха, капсулы для сна. В результате производительность повысилась на 25%, а расходы на недвижимость снизились на 30%.

Недостатки концепции ABW 

Несмотря на все преимущества работы на основе активностей, у этой концепции есть и недостатки. 

1. Людям нравится их рабочее место

Главная идея концепции ABW в том, что сотрудники постоянно меняют рабочее место в офисе, в зависимости от деятельности. Но, как показывает практика, люди любят возвращаться на одно и то же место в офисе.

И причина не только в том, что людям нравится иметь собственное пространство, но и в привязанности коллег друг к другу. Если они хорошо общаются и много времени проводят вместе вне работы, вполне вероятно, что эти сотрудники захотят работать рядом. 

Конечно, в дружбе коллег и в том, что они хотят работать рядом нет ничего страшного, но это подрывает главную идею ABW: объединение задач и создание возможностей для более тесного взаимодействия со всеми коллегами. 

2. Шумная обстановка

Если вы работаете в «тихой зоне» и ваш коллега начинает звонить по телефону, это будет вас отвлекать. Точно такая же ситуация может произойти, если рядом с зоной для концентрации находятся кофемашины или уборные. Но даже в зонах сотрудничества работникам могут мешать другие команды. 

3. Отсутствие коммуникации

Несмотря на то, что идея ABW заключается в более спонтанном сотрудничестве и взаимодействии, в реальности это не всегда так. Почему? Во-первых, потому что сейчас люди ходят в офис не так часто, как до пандемии, а если и ходят, то им не всегда удается пересечься с кем-то из своей команды. 

Кроме того, многие ходят в офисе в наушниках, чтобы не отвлекаться на разговоры и лучше концентрироваться. Также «режим наушников» показывает другим, что человек занят и говорить не может. 

4. Поиск коллеги

ABW затрудняет людям поиск нужного специалиста, например членов своей команды или кого-то из службы поддержки. А отсутствие определенных рабочих столов хоть и может помочь оптимизировать пространство, но забирает у сотрудников время на поиск нужного коллеги и места для совместной работы. 

Опыт Morgan Lovell: 5 шагов к функционально ориентированному офису

На первый взгляд может показаться, что перечисленные недостатки очень весомые. Но при грамотно внедренной ABW негативных последствий можно избежать. Успешную стратегию смогла выстроить компания Morgan Lovell, издавшая руководство по внедрению ABW. Вот несколько важных пунктов оттуда. 

1. Подготовка всей компании к грядущим изменениям и сбор информации

Концепция Activity Based Working подразумевает существенные изменения в корпоративной культуре компании. Поэтому HR-ам очень важно собрать информацию от сотрудников и ключевых менеджеров:

• понять цель использования ABW: это улучшение сотрудничества или же внедрение инноваций?
• проанализировать, как сотрудники используют офис в данный момент;
• провести опросы и выяснить отношение сотрудников к функционально ориентированному офису.

Будьте готовы, что при переходе от стандартной организации офисного пространства к ABW, некоторые сотрудники будут сопротивляться. Поэтому очень важно подготовить людей. Разъяснить, что изменения приведут к улучшениям, описать все преимущества нововведения. 

2. Создание команды

Даже самый талантливый HR или руководитель не сможет в одиночку организовать гибкий офис. Для этого понадобится команда, состоящая из менеджера проекта, сотрудников из разных отделов, внешних экспертов. 

Иногда может понадобится помощь существующих в компании   неформальных групп, чтобы они подготовили коллег к изменениям и успокоили их. В качестве внешнего эксперта можно пригласить консультанта по разработке стратегии создания  рабочего пространства, обладающего компетенциями в области сбора данных, дизайна интерьеров, управлении изменениями, бизнес-кейсах ABW и т. д.

3. Определение приоритетных факторов

Прежде чем начинать процесс трансформации офиса, нужно обсудить наиболее важные факторы. 

• Бюджет. Рассчитать затраты на проведение опроса персонала, проектирование нового дизайна, услуги внешних консультантов, архитекторов, дизайнеров.
• Технологии. Убедиться, что Wi-Fi, ноутбуки, облачные системы, приложения для созвонов и прочие инструменты, которые используются в компании, работают в нормальном режиме.
• Условия. Убедитесь, что в офисе есть отопление, освещение, вентиляция.
• Внутренняя политика компании. Концепция ABW – это не просто переоформление офиса, а изменение графика работы, офисных правил и т. д. Поэтому нужно выделить время для разработки новой политики компании и оповещении сотрудников. 

4. Дизайн – ключ к успеху

Поскольку основная идея ABW – создание разных рабочих зон, используемых  в зависимости от конкретной деятельности, дизайн играет ключевую роль. При разработке дизайна помещения необходимо учитывать площадь рабочего пространства (сколько людей будут ходить в офис, кому нужно больше места, кому меньше и прочее). 

Следует обратить внимание на мебель, ведь в зоне для совместной работы она будет не такой, как в зоне для сна. Но самое важное – она должна быть удобной. 

5. Обсуждение важных деталей

Очень важно подумать о таких вещах, как согласование деталей с руководством и ключевыми сотрудниками. Если вы знаете, что они планируют отпуск, а их подпись или присутствие будут необходимы при оформлении офиса, предупредите их об этом.

Кроме того, подумайте о деталях обустройства офиса. Если вы будете переезжать в другое помещение – обозначьте сроки, если останетесь в старом офисе – подумайте, как организовать работу во время ремонта.  

В офисе как дома... 

Именно так чувствуют себя сотрудники, офисное пространство которых построено по концепции ABW. Конечно, у функционально ориентированного офиса есть определенные недостатки, но хорошее планирование и реализация Activity Based Working позволит их нейтрализовать. Это поможет руководителям найти баланс между удаленной и офисной работой, быть более гибкими, быстро адаптируясь к новым условиям. Кроме того, компании с flexible-офисами больше привлекают кандидатов. 

По материалам AIHR. Перевела и адаптировала команда Hurma.